Organizando jornadas

Durante los años en los que estuvo en activo el club de rol al que yo pertenecía, organizamos en varias ocasiones las "jornadas de Semana Santa". Por una parte era una forma de dar a conocer los juegos de rol y por otra devolvíamos al ayuntamiento el "favor" de cedernos un local. De aquella experiencia y de otras, en las que no organizábamos pero sí asistíamos como masters o jugadores, saqué varias conclusiones, que espero me sirvan para futuros planes de este tipo.

Si se puede hay que contar con las instituciones locales, en concreto la persona responsable de las actividades culturales en el ayuntamiento. Puede ser complicado lograr que se interese por el proyecto, pero si lo logramos se abren muchas puertas, entre ellas la más importante: la que se refiere al lugar. Aparte de eso podemos conseguir publicidad adicional, al entrar en la agenda de actividades de la zona, y que algunos gastos, como la cartelería, queden de su cuenta (o al menos se costeen en parte). Nosotros llegamos a publicar fanzines con una buena tirada de esta manera. Los únicos trucos para tener el visto bueno son: solicitarlo a principio de año, cuando hay presupuesto y medios disponibles, y presentarlo todo atado, sin ambigüedades, proponiendo ya unas fechas, un sitio y lo que se va a hacer (al menos en teoría, luego es susceptible de modificación).

A veces resulta práctico saltarse los cauces habituales, parar a un concejal en un pasillo y contarle la idea. Como se suele decir, el "no" ya lo tienes, así que por lo menos vean que hay iniciativa. Si nada de lo anterior resulta no hay que desanimarse porque queda la alternativa de solicitar un espacio para actividades, a título personal.

Bailes regionales, la feria del queso y el vino o jornadas de juegos de rol... difícil elección. Pensamiento del concejal de cultura y espectáculos.

Una vez dados esos pasos llega el momento de decidir el lugar adecuado. Las condiciones son: que pueda ser acondicionado fácilmente (distribuyendo mesas y sillas según convenga), que permita un mínimo de partidas cada día y evidentemente, que esté libre en los días señalados. Si este último punto es conflictivo, habrá que decidir qué preferimos, un buen lugar o unas buenas fechas. Si se trabaja con preinscripción se puede calcular bien el número de asistentes y hacer la solicitud en consecuencia al ayuntamiento. Es difícil "morir de éxito" en unas jornadas, porque lo habitual es que sobren asientos, no que falten. Y si se da el caso de una afluencia imprevista (éste se trae a sus amigos, aquel a sus primos de Cuenca, etc), se pueden pedir salas extra sobre la marcha, que siempre las hay, o apretarse un poco más. No es el entorno de juego ideal, pero a fin de cuentas, una partida "pública" es siempre muy diferente a la que se hace en el salón de tu casa.

¿Un almacén de bacalao junto al puerto? Nos lo quedamos.

Antes de que se me olvide, el paso previo a este, o paralelo, es saber qué se va a ofrecer: ¿rol en mesa, en vivo, estrategia, pintado de figuras? Lo normal es optar por lo que dominen los organizadores, que van a ser el grueso de los masters al final. Se puede recurrir a amigos y conocidos (todos conocemos a algún especialista) para cosas específicas, como juegos de cartas o de tablero que sean interesantes pero nadie del club juegue normalmente, rol muy antiguo o que acabe de salir, etc. Es importante que se cubran todos los niveles y haya partidas específicas para principiantes, las típicas "introducción a..." D&D, Vampiro, La Llamada de Cthulhu, lo que sea. Incluso "introducción a los juegos de rol", que no asuste a los novatos. Para los más veteranos, sesiones narrativas de juegos clásicos, o tests de juegos todavía no publicados (siempre hay alguien que tiene alguno).

Esta es vuestra hoja de personaje pregenerado. Y esta es vuestra otra hoja de personaje pregenerado. Comentario al comienzo de una partida de La Llamada de Cthulhu.

El patrocinio es otro aspecto a tener en cuenta, porque aunque sea a pequeña escala puede darnos la oportunidad de repartir premios en las competiciones. Ponerse en contacto con las editoriales y hablarles del evento no cuesta nada y puede darnos sorpresas agradables. Hay más gente dispuesta a colaborar de lo que parece. Las librerías especializadas también pueden estar interesadas en aparecer mencionadas en los carteles porque a fin de cuentas es publicidad (y así hay que hacérselo ver).

Relacionado con lo anterior, la publicidad a nivel local es sencilla: carteles en la calle, ludotecas y locales de jóvenes son suficientes. A eso añadiremos la agenda de actividades municipal, si hay suerte. Internet es un campo perfecto para promocionarnos y lo ideal es tener una página web propia, ya que en ella podremos poner todo tipo de información (horarios, cómo llegar, formularios de contacto). Foros y portales sobre rol son la otra opción lógica.

¿Las fotos de la web? Son jugadoras de rol... ¿que van algo ligeras de ropa? No me había fijado. Tú no te preocupes, ya verás que éxito tienen las jornadas... .

La inscripción debe realizarse con antelación a ser posible. Las puertas abiertas son demasiado incontrolables, y sólo adecuadas con masters y sitio de sobra o cuando haya partidas con menos de la mitad de los jugadores previstos. Pero son casos excepcionales, lo mejor es tenerlo todo previsto y dejar unas hojas para recoger nombre, apellidos, DNI y teléfono, en lugares estratégicos (los mismos donde hayamos puesto los carteles). El email o la propia página web de las jornadas son otros medios posibles.

Y con esto ya tendríamos el acontecimiento encarrilado, a falta de los detalles prácticos sobre dónde conseguir mesas y sillas extra (la mayoría de los sitios disponen de ellas), cuántas fotocopias hacen falta, si hay sitios donde comer o beber algo, cuándo se hace el montaje y quién lo lleva a cabo, etc. Conviene repartir el trabajo, porque aparte de lo anterior, ya en las propias jornadas hará falta alguien (la famosa organización de "habla con la organización") que reciba a los asistentes en la entrada, anote sus nombres y les de la clásica tarjeta de identificación, y dependiendo del tamaño del lugar, alguien que les lleve a su mesa (porque ir solo es fácil al principio cuando ves al master levantando la mano al fondo, pero complicado cuando hay 200 jugadores, sentados o de pie, vociferando).

Sigue a aquel... y ponte esta chapa de "NO estoy jugando al Killer".

Suponiendo que no ocurra nada extraño, como un terremoto, las partidas irán finalizando, unos jugadores se irán y llegarán otros nuevos, así hasta el último día, en el que se darán los premios a las competiciones y a concursos del tipo "la mejor interpretación", "el master más valorado", etc. Se clausurará y hasta el año que viene.

Un factor a tener en cuenta son los medios de comunicación: prensa, radio, televisión, a los que se pueda informar para que conozcan la existencia de las jornadas. Cualquier reseña que nos hagan será muy valiosa a nivel de relaciones públicas para tener más fácil montar el tema en años siguientes. Y justifica la inversión de los patrocinadores, aunque sea de forma mínima.

Saque una foto de los jugadores de D&D... mala idea, mejor saque una de los jugadores de Paranoia... errr ¿que tal si el artículo es solo texto?

Por último pero no menos importante, hay que planear todo con mucha antelación. Es más fácil encontrar las puertas abiertas, tanto en el ayuntamiento, patrocinadores, colaboradores o a nivel más básico, los propios masters y jugadores disponibles, que si intentamos organizarlo en un par de meses.